Updated: Aug 31, 2020
بواسطة كويك بوكس April 29, 2019
إن شجرة الحسابات (Chart of Accounts) يمكن تشبيهها بلعبة "Jenga" حيث انه عندما تقوم بسحب قطعة معينة من مكان ما, فإنك ستكون مضطرا لاعادتها الى مكان آخر فيه. وهكذا هي شجرة الحسابات أيضاً, فإن أي قيمة مالية تقوم بسحبها من مكان ما, فإنك ستكون مضطرا لإعادتها إلى مكان آخر فيه. فشجرة الحسابات هي ببساطة قائمة تحتوي على أسماء وأرقام جميع الحسابات الخاصة بالشركة, أي أن كل سطر يمثل حسابا واحداً. وهذه الحسابات تنقسم الى 5 مجموعات رئيسية, وهي:
حسابات الأصول تشمل حسابات الأصول جميع ما تملكه الشركة, أي كل ما له قيمة مالية وتستطيع الشركة الانتفاع به كالمباني, والأراضي والمعدات, والسيارات, والبضائع. حيث يتم تسجيل هذه الأصول في حسابات الشركة بناءا على قيمتها وقت الشراء, ويتم خصم الاستهلاكات منها بحسب الأنظمة والتشريعات المعمول بها في بلدك. من الجدير بالذكر أن حسابات ذمم العملاء و الأموال المتوفرة في البنوك, كلها تعد ايضاً من حسابات الأصول.
حسابات الخصوم (الإلتزامات) تشمل حسابات الخصوم جميع التزامات الشركة, أي كل ما له قيمة مالية و تدين به الشركة للغير كالقروض البنكية, والتزامات ضريبة الدخل والمبيعات, وفواتير المشتريات, والبطاقات الإئتمانية.
حسابات حقوق الملكية هي الحسابات التي تعبر عن حاصل طرح الخصوم من الأصول, وتعبر عن القيمة الدفترية للشركة. وهي تشمل حسابات المساهمين, وحساب الأرباح والخسائر المدورة.
حسابات الإيرادات وتشمل حسابات الإيرادات التي تعتبر مصدر دخل الشركة, كمبيعات السلع والخدمات. حيث يمكن استخدام حساب واحد لتسجيل جميع مبيعات الشركة, او استخدام عدة حسابات لتصنيف المبيعات حسب كل منتج او خدمة معينة على حدى.
حسابات المصاريف وتشمل حسابات المصاريف الناتجة عن نشاطات الشركة كمصاريف الايجارات والكهرباء والرواتب وغيرها. حيث يمكن ايضا تسجيل جميع المصاريف على اختلاف انواعها في حساب واحد, أو تصنيف كل نوع من المصاريف في حساب مستقل خاص به.
نصائح للحصول على شجرة حسابات منظمة
عادة ما تسمح لك برامج المحاسبة من انشاء عدد كبير من الحسابات في شجرة الحسابات قد يقدر بآلاف الحسابات بحيث يكون ترقيمها مكون من 7 خانات أو أكثر في بعض الأحيان. ولكن هل فعلاً أنت بحاجة الى هذا القدر من الحسابات؟ الإجابة هي أنه عندما يكون لديك شركة كبيرة فإنك قد تحتاج الى هذا القدر من الحسابات, لأن زيادة عدد الحسابات يعني زيادة التفاصيل المراد تتبعها. ولكن عندما تكون الشركة ناشئة, فإنك غالبا لن تحتاج الى أكثر من 20 حساب. ولكن ماذا لو احتجت لتتبع تفاصيل أكثر؟ على سبيل المثال: لديك حساب مصاريف عمولات بنكية. وأردت ان تنشئ حسابا جديد لتتبع مصاريف عمولات حساب Paypal, نحن ننصح باستخدام خاصية انشاء الحسابات الفرعية بدلا من الحسابات الرئيسية ليتم تصنيف حساب Paypal كحساب فرعي تحت حساب العمولات البنكية الرئيسي. هذا يسهل عليك في المستقبل تتبع التفاصيل الدقيقة مع الابقاء على شجرة الحسابات قصيرة ومنظمة مع زيادة عدد حساباتك البنكية في المستقبل.
شجرة الحسابات وبرامج المحاسبة
كلما ازداد حجم أعمالك فإنك تزداد احتياجاً للحصول على تقارير مالية دقيقة, واضحة وبشكل سريع. وجميع هذه التقارير ستكون معتمدة أساساً على شجرة الحسابات التي سبق وتم اعدادها في البرنامج المحاسبي الخاص بالشركة. ولذلك فإن استخدام البرامج المحاسبية كبرنامج كويك بوكس (QuickBooks) تزيد من دقة التقارير وسرعة الحصول عليها, الأمر الذي يبقيك على قاعدة متينة لاتخاذ القرارات الإدارية اللازمة كلما ازدادت شركتك بالنمو.