ما هو مصطلح مسك الدفاتر؟ التعريف والأنواع وأفضل الممارسات
بواسطة : الندى كويك بوكس
عند التفكير بمصطلح مسك الدفاتر فانك تعتقد أن الامر هو فقط ارقام وجداول بيانات، وهذا هو ليس الحال بالضبط، مسك الدفاتر هو فن دقيق لتسجيل جميع الحركات المالية التي تجريها الشركة ، ومن خلال القيام بذلك يمكنك مسك الدفاتر من إعداد نشاطك التجاري لتحقيق النجاح والحصول على عرض دقيق لكيفية أدائه، لذلك ما هو مسك الدفاتر؟ وما هي الفوائد؟ دعنا نطلعك على كل ما تحتاج لمعرفته حول أساسيات مسك الدفاتر.
نظرة عامة: ما هو مسك الدفاتر؟
مسك الدفاتر مقابل المحاسبة:ما الاختلاف؟
3 فوائد لمسك الحسابات او ما يسمى بمسك الدفاتر المحاسبية
1.الوصول الى سجلات مفصلة لجميع الحركات.
2. القدرة على اتخاذ قرارات مستنيرة.
3. إعداد أفضل لملفات الضرائب.
هناك نوعين لمسك الدفاتر للشركات:
1.مسك الدفاتر وفق نظام القيد الفردي.
2.مسك الدفاتر وفق نظام القيد المزدوج.
افضل ممارسات مسك الدفاتر:
1.النظر في اتباع نهج تدريجي.
2.الاحتفاظ بدفتر الأستاذ العام الحالي.
3.أعداد خطة للضرائب على مدار العام.
4.الحفاظ على الشؤون المالية الشخصية والتجارية منفصلة.
هل يجب أن أقوم بمسك الدفاتر الخاصة بي؟ سؤالين يجب طرحها على نفسك أولا
هل لديك الخبرة؟، هل لديك وقت؟
جاهز للبدء؟
نظرة عامة:ما هو مسك الدفاتر؟
مسك الدفاتر هي عملية تتبع وتسجيل الحركات المالية للشركة، هذه النشاطات يتم تسجيلها اعتمادا على المبادئ المحاسبية والوثائق التي تؤكد صحتها، تتضمن هذه الامثلة على ما يلي:
فواتير المشتريات ، الايصالات، فواتير المبيعات، طلبات الشراء.
الحركات المالية ممكن ان يتم تسجيلها يدويا بالقيود او باستخدام اكسل، لتسهيل تسجيل العمليات تقوم العديد من الشركات باختيار برامج مسك الحسابات ليتم التتبع على تاريخها المالي.
مسك الدفاتر هو جانب واحد من ممارسات الأعمال التجارية والاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة، من خلال مسك الدفاتر المُدار بشكل جيد يمكن لشركتك أن تراقب عن كثب قدراتها المالية والاتجاه نحو زيادة الأرباح والنمو الهائل والنجاح الذي تستحقه.
مسك الدفاتر مقابل المحاسبة: ما الاختلاف بينهما؟
للحظة الاولى قد يبدو لك ان مسك الدفاتر والمحاسبة قابلين للتبادل، في حين أنه قد يكون من السهل الخلط بينهما ،إلا أنهما ليسا الشيء ذاته، فالمحاسبة هي المصطلح الشامل لجميع العمليات المتعلقة بتسجيل الحركات المالية للشركة ، في حين أن مسك الدفاتر جزء لا يتجزأ من عملية المحاسبة، تشمل الأمثلة الشائعة لمسك الدفاتر ما يلي:
تسجيل الحركات المالية، ترحيل الاطراف المحاسبية المدين والدائن الى القيود، اعداد القوائم المالية، معالجة الرواتب.
على عكس المحاسبة ، فإن مسك الدفاتر يشير إلى الجانب الإداري للماضي المالي والحاضر للأعمال. المحاسبة ، من ناحية أخرى ، تستخدم البيانات من المحاسبين وهي أكثر ذاتية.
تشمل الأمثلة الشائعة للمحاسبة ما يلي:
مراجعة وتحليل القوائم المالية، تجهيز وتعديل المدخلات، أداء عمليات التدقيق، تقديم الإقرارات الضريبية ذات الصلة.
بدون مسك الدفاتر، لن يتمكن المحاسبون من تزويد ملاك الشركات بالتصور التي يحتاجونها لاتخاذ قرارات المالية.
3 فوائد رئيسية لمسك الدفاتر
إذا كنت جديدًا في مجال الأعمال ، فقد تتساءل عن أهمية مسك الدفاتر سواء كنت تستعين بمصادر خارجية للعمل مع محاسب محترف أو تقوم به بنفسك ، ستتمكن من الحصول على مجموعة متنوعة من الفوائد منها:
1.الوصول إلى سجلات مفصلة لجميع الحركات المالية
من خلال تسجيل جميع الحركات المالية وتتبعها ، سيكون لديك وصول سهل إلى أي معلومات مالية قد تحتاجها. لتسهيل الأمر ، غالبًا ما يقوم مسؤولين الحسابات بتجميع الحركات المالية في فئات، تشمل فئات الحركات المالية الشائعة ما يلي:
بضائع, خدمات, أجور, الضرائب
عندما يحين وقت تدقيق جميع حركاتك المالية أخيرًا ، يمكن لمسؤولين الحسابات إنتاج تقارير دقيقة تعطي نظرة من الداخل حول كيفية تفويض شركتك لرأس مالها، التقريرين الرئيسيين اللذان يقدمهما المحاسبون هما الميزانية العمومية وقائمة الدخل. الهدف من كلا التقريرين هو أن يكون من السهل فهمه حتى يتمكن جميع القراء من فهم مدى جودة أداء العمل.
2. القدرة على اتخاذ قرارات ذات الصلة
نظرا لأن مسك الدفاتر يتضمن إنشاء تقارير مالية ، سيكون لديك إمكانية الوصول إلى المعلومات التي توفر مؤشرات دقيقة للنجاح القابل للقياس، من خلال الوصول إلى هذه البيانات، يمكن للشركات من جميع الأحجام والأعمار وضع خطط إستراتيجية وتطوير أهداف واقعية، تتضمن أمثلة البيانات المالية التي يمكن أن تساعد في اتخاذ القرار ما يلي:
الميزانيات العمومية, قائمة الدخل, قائمة التدفقات النقدية
لن يساعدك على تحديد الاهداف فحسب، بل يمكن أن يساعدك أيضًا في تحديد المشكلات في عملك. من خلال وجود سجل دقيق لجميع الحركات المالية ، كما يمكنك بسهولة اكتشاف أي تناقضات بين البيانات المالية وما تم تسجيله. سيسمح لك ذلك بالتعرف بسرعة على أي أخطاء حالية التي قد تصبح مشكلة في المستقبل.
3.إعداد أفضل للضرائب
عندما يحين وقت تقديم الضرائب الخاصة بشركتك ، ستحتاج إلى الالتزام باللوائح والأنظمة القانونية لدائرة الإيرادات الداخلية التي تحكم شؤونها المالية، تتضمن بعض أعمال التوثيق الأكثر شيوعًا التي يجب أن توفرها للحكومة الفيدرالية ما يلي:
الحركات المالية, القوائم المالية, الالتزام الضريبي, تقارير التدفق النقدي
من خلال البقاء على اطلاع دائم بمسك الدفاتر الخاص بك على مدار العام ، يمكنك المساعدة في تخفيف بعض التوتر الذي يصاحب تسجيل الضرائب الخاصة بك.
هناك نوعين من مسك الدفاتر للشركات:
عندما يتعلق الأمر بمسك الدفاتر ، هناك نوعين رئيسيين: مسك الدفاتر ذات القيد الفردي ومسك الدفاتر ذات القيد المزدوج. تابع معنا لمعرفة المزيد حول الطريقة التي قد تكون الأفضل لك ولعملك.
1. مسك الدفاتر وفق نظام القيد الفردي
غالبًا ما تُفضل طريقة مسك الدفاتر ذات القيد الفردي للمالكين الفرديين والشركات الناشئة الصغيرة والشركات ذات النشاط غير المربح أو ذي الحد الأدنى من الحركات المالية. يتتبع نظام الإدخال الفردي المبيعات والنفقات النقدية على مدار فترة زمنية، مع عملية مسك الدفاتر هذه ، يجب عليك الاحتفاظ بثلاث انواع من الوثائق:
1.قيود المبيعات النقدية: هذا هو المكان الذي تسجل فيه الشركة جميع الإيرادات.
2.قيود المدفوعات النقدية: هذا هو المكان الذي تسجل فيه الشركة جميع المصاريف.
3.كشوفات الحسابات البنكية: يجب أن تتوافق جميع إدخالات دفتر اليومية مع البيانات المصرفية للشركة.
في هذه المستندات ، يتم تسجيل الحركات المالية كإدخال فردي بدلاً من إدخالين منفصلين.
2. مسك الدفاتر وفق نظام القيد المزدوج
مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج هو ممارسة تسجيل الحركات في حسابين على الأقل ، كمدين أو دائن. عند اتباع طريقة مسك الدفاتر هذه يجب أن تتطابق مبالغ الطرف المدين المسجلة مع مبالغ الطرف الدائن المسجلة. تعتبر هذه العملية الأكثر تقدمًا مثالية للمؤسسات ذات المصاريف المتراكمة، المستندات التالية مطلوبة لمسك الدفاتر المزدوجة:
إدخالات قيود اليومية، كتاب الاستاذ العام، المخزون، دفاتر النقدية، الذمم الدائنة، الذمم المدينة، القروض، كشوفات الرواتب
يعد نظام القيد المزدوج لمسك الدفاتر شائعًا في برامج المحاسبة مثل كويك بوكس باستخدام هذه الطريقة ، يقوم المحاسبون بتسجيل الحركات المحاسبية تحت المصروفات أو الدخل. ثم يقومون بإنشاء إدخال ثاني لتصنيف الحركات المحاسبية على الحساب المناسب.
أفضل طرق لمسك الدفاتر:
الآن بعد أن حصلت على فهم قوي لأساسيات مسك الدفاتر، دعنا نلقي نظرة أعمق على كيفية ممارسة إمساك الدفاتر بشكل جيد، لا توجد إجابة ذات مقياس واحد يناسب الجميع لمسك الدفاتر الفعال ، ولكن هناك معايير عالمية، يمكن أن تساعدك ممارسات مسك الدفاتر الأربعة التالية على البقاء على رأس الأمور المالية لعملك:
1. النظر في اتباع نهج تدريجي
إن محاولة التوفيق بين العديد من الأشياء دفعة واحدة لا تؤدي إلا إلى تعريض الشركة للخطر، إذا كنت تريد التحويل من مسك الدفاتر اليدوي إلى النظام الرقمي، ففكر في اتباع نهج متدرج، قد يكون الإصلاح الشامل في وقت واحد أمرًا مربكًا ومثبطًا للعزيمة ، لذلك من الأفضل أن تأخذ الأمر ببطء وإجراء تحولات هادفة ومقصودة، يمكن أن تساعدك هذه الخطوات الصغيرة في إدارة الشركة على نظام جديد ومحسّن. تتيح الخطوات الصغيرة أيضًا للجميع الوقت للتعرف على برنامج مسك الدفاتر الجديد.
2.الحفاظ على دفتر الاستاذ العام الحالي
دفتر الأستاذ العام هو الحسابات التي تصنف وتخزن جميع السجلات المرتبطة بالحركات المالية للشركة، يتضمن دفتر الأستاذ العام حسابات الميزانية العمومية (الخصوم ، حقوق الملكية ، الأصول) وحسابات قائمة الدخل (الإيرادات ، النفقات ، المكاسب ، الخسائر).
بموجب هيكل محاسبة القيد المزدوج ، ستؤثر كل حركة مالية على حسابين أو أكثر من حسابات دفتر الأستاذ العام. تشمل حسابات دفتر الأستاذ العام ما يلي:
حسابات الأصول مثل النقدية والذمم المدينة والاستثمارات والأراضي والمعدات والمخزون.
حسابات الالتزامات مثل الذمم الدائنة والمصروفات المستحقة الدفع وودائع العملاء وأوراق الدفع.
حسابات حقوق المساهمين مثل الأسهم العادية وأسهم الخزينة والأرباح المحتجزة.
يجب أن يكون دفتر الأستاذ العام محدثًا حتى يتمكن برنامج مسك الدفاتر من توفير وظائف يمكنك التنقل فيها بسهولة. يعد كويك بوكس خيارًا ممتازًا لأصحاب الحسابات الرقمية المبتدئين والمتمرسين على حد سواء.
3. أعداد خطة الضرائب على مدار العام
سواء كان ذلك لتحديث دفاترك أو البقاء على اتصال مع مستشارك الضريبي، احتفظ بالسجلات المالية والنفقات الخاصة بنشاطك التجاري على مدار العام بهذه الطريقة ، يمكنك أن تكون مستعدًا جيدًا عندما يحين وقت تقديم الضرائب إلى مصلحة الضرائب بدون أي عوائق في اللحظة الأخيرة ، ستتمكن من دخول موسم الضرائب بثقة.
4. حافظ على الشؤون المالية الشخصية والتجارية منفصلة
عندما تعمق في عملية مسك الدفاتر، قد يكون من المغري تشويش الخطوط الفاصلة بين أموالك الشخصية وأموالك التجارية ، ولكنها ليست أفضل فكرة، ومن خلال تجنب ذلك، ستقلل من مخاطر بدء تدقيق مصلحة الضرائب وتتيح صورة دقيقة عن الموارد المالية لشركتك، تتضمن بعض الطرق الشائعة للمساعدة في الفصل بين الأمور المالية الشخصية والتجارية ما يلي:
استخدام بطاقة ائتمان الأعمال لجميع مصاريف العمل، إنشاء حسابات جارية منفصلة، الحفاظ على جميع الإيصالات الشخصية والتجارية منظمة ومنفصلة.
باتباع هذه النصائح والعمل الجاد للفصل بين الأمور المالية الشخصية والتجارية ، ستحصل على رؤية واضحة لأداء الشركة الخاصة بك، مع التقليل إلى أدنى حد من مخاطر تحريف الشؤون المالية لنشاطك التجاري عن طريق الخطأ.
هل يجب أن أقوم بمسك الدفاتر الخاصة بي؟ هناك سؤالين يجب طرحهما على نفسك اولا
الآن بعد أن أصبح لديك فهم أفضل لمسك الدفاتر، قد تتساءل عما إذا كان ذلك شيئًا تريد توليه بنفسك أو بمساعدة أحد المحترفين، عند اتخاذ هذا القرار، هناك أمرين يجب أن تضعهما في اعتبارك:
1. هل لدي الخبرة؟
كيف ستتطور خبرتك في المحاسبة ومسك الدفاتر؟ قد تكون تأمل في الأفضل ولديك بعض الدورات الجامعية، حتى مع هذه الأدوات ، قد لا تكون لديك الخبرة التي تحتاجها للتعامل مع مسؤوليات المحاسب، إذا لم تكن معتادًا على قوانين الضرائب المحلية والفيدرالية ، فقد يكون القيام بمسك الدفاتر الخاصة بك أمرًا صعبًا. من ناحية أخرى ، إذا كانت لديك معرفة متعمقة بالضرائب والمالية التي تتجاوز أساسيات مسك الدفاتر، فقد تتمكن من إنجاز المهمة.
2. هل لدي الوقت؟
يمكن أن يكون مسك الدفاتر مضيعة للوقت ومملة، وإذا كنت صاحب عمل جديد ، فمن المحتمل أنك منتشر بالفعل. قد تربكك إضافة مسك الدفاتر إلى هذا المزيج. ولكن إذا كان لديك الوقت لتكريسه لتحديث حساباتك بانتظام ، فقد يكون القيام بمسك الدفاتر الخاصة بك أمرًا ممكنًا.
إذا كنت مثل معظم أصحاب الأعمال الحديثة ، فمن المحتمل أنك لم تصبح واحدا منهم حتى تتمكن من ممارسة مسك الدفاتر على المستوى الاحترافي. يمكن أن تسمح لك الاستعانة بمصادر خارجية للعمل مع محاسب متمرس بالتركيز على خطة عمل ونمو الشركة لديك، سواء كنت تحاول تحديد أفضل نظام محاسبة لعملك ، أو التتعلم كيفية قراءة قائمة التدفقات النقدية ، أو إنشاء شجرة للحسابات ، يمكن لـكويك بوكس إرشادك إلى المسار الصحيح.
لقراءة المقال الأصلي اضغط هنا
___________________________________________________________________________________________________