10 انواع شائعة من الاخطاء في المحاسبة
بواسطة : الندى كويك بوكس 11,04,2022
ان للاخطاء المحاسبية أثر كبير على خططك اذا وقعت دون ملاحظة، فكيف يمكن للاخطاء المحاسبية التاثيرعلى عملك؟ قد تتضمن القوائم بعض الاخطاء تؤدي الى مزيد من التعقيدات مثل عدم دفع الفواتير او الرواتب او تقديم صورة خاطئة عن الصحة المالية لشركتك، هذه الاخطاء يمكن ان تكون مكلفة ويمكن ان تسبب اضرارا كبيرة لأي شركة كانت وبأختلاف حجمها.
سيساعدنا هذا المقال في تحديد الاخطاء المحاسبية الشائعة بما في ذلك العلامات الي يجب البحث عنها وكيفية منعها والتاثير الذي قد يكون لها على شركتك ومن هذه الاخطاء:
1.خطأ في ادخال البيانات.
2.خطأ الاغفال.
3.خطأ التكرار(الازدواجية).
4.خطأ في النقل.
5.خطأ في التعويض.
6.خطأ من حيث المبدأ المحاسبي.
7.خطأ في عكس الاطراف المحاسبية.
8.خطأ الاغلاق.
9.خطأ في التسوية.
10.اساءة استخدام برنامج المحاسبة.
أكتشاف الاخطاء المحاسبية وازالتها
من الافضل اكتشاف الاخطاء المحاسبية وازالتها مبكرا، فقد لا يكون التاكد من حساباتك هو اسرع طريقة للعثور على خطأ محاسبي لكنها بالتاكيد افضل طريقة لاكتشاف الاخطاء، خذ وقتك في العمل لتحديد اي الاخطاء المحاسبية المحتملة قد حدثت وحاول ايضا:
1.مقارنة التقارير المالية بالتقارير السابقة لتحديد الاختلافات.
2.استخدام جداول الاكسل او جوجل لتسريع العملية الرياضية والفحوصات العددية.
3.مطالبة زميل او مشرف بمراجعة عملك.
4.مقارنة سجلاتك المحاسبية بسجلات البنك.
5.التاكد من ميزان المراجعة بحثا عن اي اختلافات.
6.العمل مع مدخل البيانات لاكتشاف الاخطاء.
كيف يمكن منع الاخطاء المحاسبية
منع الاخطاء المحاسبية قبل وقوعها توفر الوقت وتحافظ على حساباتك صحيحة، هناك عدة طرق يمكنك استخدامها لتقليل و منع الاخطاء قبل وقوعها:
1.استخدم برامج محاسبية مثل الكويك بوكس لاتمتة العملية.
2.التاكد من جميع الادخالات لمنع الاخطاء المحاسبية بحساباتك.
3.السعي الى تحقيق الدقة بدل السرعة ولا تتسرع في هذه الخطوة.
4.تعيين كلمة سر لحساباتك بعد الانتهاء من الحسابات لمنع اضافة ادخالات.
5.العمل مع مدخل بيانات محترف ليساعدك على الحفاظ على حساباتك, واستشارة المحاسب عند حدوث تغيرات على حساباتك التي لها اثار محاسبية كبيره.
سنكتشف هذه الحلول والكثير وصلتها بكل خطا بالاسفل
1.خطأ في ادخال البيانات
اخطاء ادخال البيانات المحاسبية تحدث عند ادخال بيانات او معلومات غير دقيقة في حساباتك، بحيث أن صحة بياناتك امر مهم ليكون لديك معلومات صحيحة في النظام المحاسبي، يمكن ان تتضمن اخطاء ادخال البيانات ما يلي:
1.ادخال ارقام خاطئة.
2.ادخال رقم صحيح بترتيب خاطئ.
3.ادخال ارقام بدلا من كتابة او العكس صحيح.
التاثيرات المحتملة
تختلف التاثيرات المحتملة الناتج عن ادخال البيانات الخاطئ من اخطاء صغيرة مثل الاخطاء الكتابية لاخطاء كبيرة مثل دفع مبالغ اقل او اكثر للمورد.
المؤشرات التي تدل على الخطأ
أن اخطاء ادخال البيانات شائعة لكن يمكن ان تتراكم لتخلق مشاكل مستقبلا، يمكن العثور على مؤشرات الخطأ بعدة طرق:
1.عدم مطابقة ميزان المراجعة.
2.عدم مطابقة الحسابات.
3.الحركات المسجلة لا تتطابق مع كشف البنك.
الحلول:
بامكانك حل ومنع اخطاء ادخال البيانات بعدة طرق:
1.التحقق مرتين عند أدخال اي حركة مالية.
2.استخدام برنامج محاسبة لاتمتة العملية وتقليل البيانات التي تحتاج ادخالها يدويا.
3.التركيز على الدقة وليس السرعة في العمل.
2.خطأ الاغفال
خطأ الاغفال (او خطأ السهو) هي مشكلة اغفال عن ادخال بيانات معينة مثل حركات المشتريات او المبيعات.
التاثيرات المحتملة
أحدى مشاكل النسيان بادخال حركة مالية معينة تعود على صحة البيانات، ممكن ان يكون هذه الادخالات مثل راتب موظف او احد عناصر الموازنة المستخدمة لاتخاذ قرارات هامة.
المؤشرات التي تدل على الخطأ
أن ملاحظة شيء مفقود من حساباتك ليس شيئا مريح ابدا, لكن معرفة الخطأ بسرعة هو الاهم، لتحديد موقع الاخطاء استخدم هذه الخطوات:
1.عدم مطابقة حساباتك البنكية مع كشف البنك.
2.البحث عن الاختلافات في ميزان المراجعة.
3. العثور على الارصدة والشيكات غير المتطابقة.
الحلول
تنطبق حلول أخطاء إدخال البيانات نفسها أيضا على أخطاء الإغفال ، بما في ذلك:
1.التحقق مرتين من ادخال البيانات.
2.استخدام برنامج محاسبة لاتمتة العملية المحاسبية.
3.التركيز على الدقة وليس السرعة في العمل.
3.خطأ التكرار(الازدواجية)
التكرار(الازدواجية) هي من الاخطاء المحاسبية الاخرى الشائعة الناتجة عن الادخال المزدوج بادخال الايراد او المصروف
التاثيرات المحتملة
يمكن ان يكون لخطأ التكرار(الازدواجية) تاثير على نظامك المحاسبي، وتتضمن بعض الامثلة ما يلي:
أن يقوم المحاسب بتكرار ادخال تكلفة البضاعة المباعة بالزيادة او النقصان على طلب الشراء أو عندما يقوم مدخل البيانات بتكرار دفع الشيكات.
المؤشرات التي تدل على الخطأ
يمكن القول ان تكرار الاخطاء واحدة من اسهل الاخطاء المحاسبية التي يمكن ان يتم اكتشافها في المحاسبة، بعض المؤشرات التي يمكن البحث عنها:
عرض اكثر من المعتاد بالحسابات, الشيكات والارصدة لا تتطابق, كشف البنك لا يتطابق مع السجلات.
الحلول
عادة ما يتم حل المشاكل المحاسبية بثلاثة حلول:
1.التحقق من ادخال البيانات.
2.استخدام برنامج محاسبة لاتمتة العمليات.
3.التركيز على الدقة وليس السرعة في العمل.
4.خطأ في النقل
تحدث أخطاء النقل نتيجة ادخال رقمين بطريقة معكوسة وبشكل متتالي، من الممكن ان تنتج عواقب مالية خطيرة عن الخطأ في النقل مثل دفع مبلغ 8268 دولار للموظف بدلا من 2868 دولار.
التأثيرات المحتملة
يمكن ان يختلف التاثير المحتمل من اخطاء النقل من خلال دفع مبلغ بزيادة عن المطلوب كما رأينا بالمثال اعلاه الى خطأ صغير مثل طلب وحدة اضافية من مشابك الورق ففي كلا الحالتين قد تعني النتيجة خسارة الاموال لشركتك.
مؤشرات الخطأ
يمكن أن تكون أخطاء النقل أكثر صعوبة في التعرف عليها، لكن مؤشرات الخطأ قد تبدو مشابهة جدًا لأي خطأ محاسبي آخر:
عرض بالحسابات اكثر من المعتاد، الشيكات والارصدة لا تتطابق، كشف البنك لا يتطابق مع السجلات.
الحلول
يمكن أن يبدو العثور على الحل مشابهًا جدًا لأي خطأ محاسبي آخر:
1.التحقق مرتين من ادخال البيانات. 2.استخدام برنامج محاسبة لاتمتة العمليات.
3.التركيز على الدقة وليس السرعة في العمل.
5.خطأ في التعويض
تعد الرواتب جزءأ رئيسيا من العملية المحاسبية ويجب ان يكون دفع رواتب الموظفين بالشكل الصحيح اولوية, يمكن ان تحدث اخطاء التعويض رغم انها غير شائعة مع ادوات الاتمتة مثل برنامج كويك بوكس.
التاثيرات المحتملة
ان التعويض الزائد او الناقص ليس جيدا للحسابات، ولكنه ايضا ليس جيدا بالنسبة للشركة، فالموظفون يريدون الوثوق بانهم سوف يستلمون رواتبهم بشكل صحيح وفي الوقت المحدد من قبل الشركة، قد تؤدي مثل هذه الاحداث الى عدم الثقة في نظامك المحاسبي، في الواقع اظهر استطلاع اجرته شركة كويك بوكس أن 1 من كل 6 موظفين الشركات قال أن راتبا واحدا غير دقيق سيجعلهم يتركون وظائفهم.
مؤشرات الخطأ
من المحتمل أن يؤدي عدم دفع أجر احد الموظفين الى مكالمة هاتفية غاضبة من قبل الموظف، ولكن يجب ان يكون الهدف الرئيسي هو العثور على الخطأ قبل اكتمال كشوفات الرواتب، أن مقارنة الراتب الحالي مع اخرمرة تم دفعها للموظف لاي تقلبات للاعلى او للاسفل هي الخطوة الاولى، خاصه اذا الموظفين لديك لديهم جدول زمني اسبوعا بعد اسبوع.
الحلول
اخطاء التعويض من الاخطاء السهل حلها اذا تم اكتشافها بفترة زمنية قصيرة، لكن ممكن ان تكون مشكلة كبيرة اذا لم يتم اكتشافها على الاطلاق او تركها من دون رقابة، لمنع هذه الأخطاء ، اتبع نفس الخطوات المتبعة مع أخطاء إدخال البيانات:
1.التحقق مرتين من ادخال البيانات.
2.استخدام برنامج محاسبة لاتمتة العمليات.
3.التركيز على الدقة وليس السرعة في العمل.
6.اخطاء من حيث المبدأ المحاسبي
احد الاخطاء المحاسبية الاخرى هي خطأ من حيث المبدأ المحاسبي، اي أن القيد المحاسبي يحتوي على خطا من حيث المبدأ المحاسبي.
التاثيرات المحتملة
كمثال على الاخطاء في المبادئ المحاسبية عند شراء معدات للشركة ويتم تصنيف المصروفات على انها عملية بيع بدلا من شراء، فمثل هذه الاخطاء يمكن ان تفسد الارصدة والشيكات عند عملية مطابقة القوائم المالية الخاصة بك.
مؤشرات الخطأ
أن الخطأ في المبدأ المحاسبي قد يأخذ بعض خطوات التحقق لاكتشافها، لكن غالبا يمكن ان يتم العثورعليه قبل اصدار القوائم المالية النهائية للربع، وهذا ايضا يمكن ان ياخذ اشكالا عدة مثل:
عدم تطابق الجانب المدين والدائن او اخطاء عند تحويل المجاميع من قائمة الدخل الى قائمة التدفقات النقدية
الحلول:
الحلول لاخطاء من حيث المبدأ تتضمن:
1.وجود الشيكات والارصدة في مكانها الصحيح.
2.التصنيف الصحيح.
3.التحقق من التقارير النهائية للاختلافات.
4.العمل مع مدخل بيانات لديه المعرفة بالمبادئ المحاسبية وكيفية تسجيل الحركات بالشكل الصحيح.
7.خطأ عكس الاطراف المحاسبية
يشبه خطأ عكس الاطراف المحاسبية بخطأ من حيث المبدأ ويمكن بسهولة الخلط بينهما، ومع ذلك فان خطأ عكس الاطراف المحاسبية هو نتيجة ادخال البيانات باتجاه خاطئ لذلك اما تم ادخال الجانب الدائن مكان المدين او المدين مكان الدائن بشكل خاطئ.
التاثيرات المحتملة
يمكن خطأ عكس الاطراف المحاسبية ان يقلب شيكاتك وارصدتك، على سبيل المثال لنفترض انك سجلت الجانب الدائن كمدين فان عند مطابقة الحسابات سوف تجد مبلغ اضافي في غير مكانه.
مؤشرات الخطأ
مؤشرات خطأ عكس الاطراف المحاسبية يمكن ان تتضمن دخل اضافي او مصاريف اضافية خارج ارصدة المدينة والدائنة التي تحدث, يحدث هذا بسبب ادخال تصنيف خاطئ على انه مدين او دائن.
الحلول
لحل هذه المشكلة، يمكنك الرجوع الى الخطوات الحل الاساسية:
1.التحقق مرتين من ادخال البيانات والتصنيف.
2.استخدام برنامج محاسبة لاتمتة العمليات.
3.التركيز على الدقة وليس السرعة في العمل.
8.اخطاء الاغلاق
خطأ الاغلاق يحدث اعتمادا على شركتك يمكن ان تختلف اغلاق الفترة المحاسبية لكن معنى اغلاق الحسابات:هو أن جميع البيانات والحسابات التي تم ادخالها مطابقه.
التاثيرات المحتملة
أن اجراء اي تغير على هذا البيانات بعد اغلاق الفترة يمكن ان تنتج عنها اخطاء رئيسية باغلاق الفترة المستقبلية والقوائم المالية, على سبيل المثال ترحيل حركة جديدة بحسابات الشركة بعد اغلاق الفترة المحاسبية يتطلب اعادة عملية اغلاق الحسابات
مؤشرات الخطأ
اذا وجدت حركة تم ترحيلها بعد اغلاق الفترة, فانه من الممكن انه تم خطا يدويا، خطا الاغلاق يمكن ان يكون شيء بسيطا مثل اجراء تغيرات لمعلوماتك بعد الاغلاق بطريقة اخرى انها تعني الان اغلاق جديد تم معالجته
الحلول
اسهل طريقة لمنع اي تغيرات بعد اغلاق وتجنب اخطاء الاغلاق هي تعيين كلمة سر، معظم البرامج المحاسبية تسمح بهذا، وهذه الطريقة فقط للشخص المسؤول عن الحسابات ولديه القدرة على اجراء اي تغييرات بعد الاغلاق
9.خطا التسوية
اخطاء التسوية هي اخطاء تحدث اثناء معالجة وجعل جميع الحسابات مطابقة، تعد التسوية جانب اخر مهما في العملية المحاسبية، انها تسمح لك بالتحقق من صحة المعلومات في حساباتك مثل التاكد المزدوج قبل الاغلاق.
التاثيرات المحتملة
ان اخطاء التسوية من المحتمل ان تحدث بعدة اشكال: اما عدم تسوية على الاطلاق او عدم تسوية بعض الحسابات، في كلا الحالتين عدم التسوية الصحيحة انها اخطاء محتملة خلال الفترة.
مؤشرات الخطأ
ان من السهل معرفة متى الحسابات لم تتساوى، لانه الارصدة الشيكات لم تتساوى، مرة اخرى هذا يعني اما عدم تسوية او عدم تسويتها بشكل صحيح.
الحلول
الحل بسيط لتسوية: ادخل وقم باجراء عملية التسوية مرة اخرى، وتاكد من انك تحققت من جميع الحسابات، مع ذلك فقد سهلت برامج مثل كويك بوكس على اصحاب الشركات لتتبع جميع الادخالات، اجراء التسوية اكثر سهولة، نظرا لان كويك بوكس يطابق تلقائيا المدين والدائن بين حساباتك والبنك، التسوية فقط لتتحقق مرة ثالثة من عملك.
10.اساءة استخدام البرنامج المحاسبي
البرامج المحاسبية مثل كويك بوكس لديه الكثير من ادوات المساعدة مثل محاسب مباشر وادخال البيانات بشكل بسيط، اي برنامج يتم استخدامه بشكل خاطئ يمكن ان يحدث اخطاء في التسجيلات المالية.
التاثير المحتمل
باستخدام ادوات مثل المزامنة التلقائية لحسابك البنكي في كويك بوكس، هذا سهل لتصبح تشعر بعدم الحاجة الى التحقق من كشف حسابك البنكي, ومع ذلك من الممكن ان تجد بعض الاخطاء عند عمل بعض التحويلات الى الكويك بوكس وانشاء تأثير خطا مركب.
مؤشرات الخطأ
اذا كان لديك معلومات واردة او تم تصنيفها بشكل خاطئ او خلل شامل فهذه فرص جيده لحدوث اخطاء اساءة استخدام البرنامج المحاسبي.
حلول للاخطاء المحاسبية
عند استخدام اي نظام محاسبي من المهم ان يتدرب الموظفين لديك على كيفية استخدامه والفوائد التي يحصلوا عليها من استخدام الميزات المتقدمة التي سيحصل عليها من عروض الاسعار.
هناك طرق عديدة لمنع واكتشاف الاخطاء المحاسبية قبل حدوثها
النقطة الرئيسية لتتذكر عند البحث عن الاخطاء المحاسبية هي الحفاظ على المبادئ المحاسبية الاساسية، هذا الى جانب التحقق من عملك، يمكن ان يحدث فرقا بين تصحيح الاخطاء والسماح لها بالوقوع بالخطأ.
يمكنك أيضًا التخلص من بعض الضغط من خلال خدمات مثلضاء على هذه الأخطاء من أجلك حتى تتمكن من التركيز على احتياجات شركتك الأخرى.
لقراءة المقال الأصلي اضغط هنا
___________________________________________________________________________________________________